Ben je van plan om naar een beurs of seminarie in het buitenland te gaan en wil je dat combineren met een gezinsvakantie? Dat kan een slimme zet zijn, maar hoe zit het dan met de kosten? Welke kosten zijn fiscaal aftrekbaar en welke niet? Hier zijn een paar handige tips om je op weg te helpen.
Zakenreis vs. gezinsvakantie: wat is aftrekbaar?
Als je op zakenreis gaat, zijn de kosten die je maakt voor werkgerelateerde activiteiten zoals het bijwonen van een seminarie, het bezoeken van een beurs of een klant, volledig fiscaal aftrekbaar. Dit geldt voor verblijf, maaltijden, vervoer, toegangstickets, en andere gerelateerde uitgaven. Maar let op: niet alle kosten zijn 100% aftrekbaar. Zo zijn restaurantkosten bijvoorbeeld maar voor 69% aftrekbaar, ongeacht of ze in België of in het buitenland gemaakt zijn.
Een paar aandachtspunten:
- Autokosten: De aftrekbaarheid van autokosten hangt af van de CO2-uitstoot en het type brandstof van je auto.
- Verantwoordingsstukken: Zorg ervoor dat je bewijsstukken bewaart van alle gemaakte kosten, zoals vliegtickets, hotelrekeningen, uitnodigingen voor seminaries, en visitekaartjes van contacten die je hebt ontmoet. Dit is cruciaal om problemen met de belastingdienst te vermijden.
Hoe de kosten opsplitsen?
Wanneer je een zakenreis combineert met een gezinsvakantie, moet je een duidelijk onderscheid maken tussen de kosten die je voor zakelijke doeleinden maakt en de kosten die verband houden met het privégedeelte van de reis.
- Zakelijke kosten: Denk aan je eigen vliegtuigticket, je hotelverblijf tijdens de beursdagen, en andere uitgaven die je sowieso zou hebben gemaakt als het een pure zakenreis was.
- Privékosten: Dit zijn de kosten voor je partner en kinderen, zoals hun vliegtickets en hun aandeel in het verblijf. Deze zijn niet aftrekbaar.
Tip: Stel jezelf altijd de vraag: “Zou ik deze kosten ook hebben gemaakt als het een zuivere zakenreis was?” Als het antwoord ja is, dan is de kost waarschijnlijk aftrekbaar. Voor kosten die deels zakelijk en deels privé zijn, zoals hotelovernachtingen die langer duren dan de zakelijke verplichtingen, kun je een pro rata berekening maken op basis van de verhouding tussen het aantal dagen voor zaken en het aantal dagen voor vakantie.
Handige voorbeelden voor de praktijk
- Vliegtickets: Als jij naar een congres gaat en je blijft langer voor een vakantie, dan blijft jouw vliegticket in principe 100% aftrekbaar. De tickets van je gezin zijn dat echter niet.
- Hotelkosten: Stel dat je vijf dagen op een congres bent en vijf dagen vakantie houdt. Je zou dan de hotelkosten kunnen opsplitsen: 50% van de kosten zijn voor het zakelijke gedeelte (aftrekbaar) en 50% voor de vakantie (niet aftrekbaar).
- Restaurants: Als je met je gezin uit eten gaat, dan zijn deze kosten niet aftrekbaar. Maar als je tijdens de beursdagen zakelijke lunches hebt, zijn deze kosten wel deels aftrekbaar (69%).