Wanneer dient u een factuur uit te reiken?
- Algemeen principe (art. 53, § 2 W. Btw):
In principe is elke zelfstandige (met BTW-nummer) verplicht om een factuur op te maken telkens wanneer hij goederen levert of diensten verricht (art. 53, § 2 W. BTW) en dit ongeacht het bedrag.
- Uitzondering : er is geen factuur verplicht
KB nr. 1, art. 1: indien uw klant een natuurlijke persoon is die de geleverde goederen of de verrichte diensten enkel zal gebruiken voor privédoeleinden.
Voor goederen die u zowel beroepsmatig als privé gebruikt (bv. uw auto), moet u dus wel steeds een factuur opmaken.
Art. 44 W. Btw: Voor handelingen die van BTW zijn vrijgesteld (bv. onroerende verhuur , mn. handelingen die geen recht verlenen op aftrek) is er geen verplichting tot uitreiking van een factuur, maar het mag uiteraard wel.
- Uitzondering op de uitzondering: steeds factuur verplicht
– de verkoop door groothandelaars. Bent u groothandelaar, dan moet u dus in principe altijd een factuur opmaken, ook al is de koper een particulier;
– de verkoop van goederen aan iemand die er zelf handel in drijft of die ze gebruikt voor zijn economische activiteit (bv. en drankhandelaar verkoopt een paar bakken bier aan zijn buurman-caféhouder);
– de verkoop van “nieuwe” gebouwen (met toepassing van de BTW);
– werken in onroerende staat en daarmee gelijkgestelde handelingen (art. 19, § 2, laatste lid W. BTW en KB nr. 1, art. 20, § 2);
– de verkoop van auto’s of van voertuigen in het algemeen, zowel nieuwe als tweedehandse. Idem voor vaartuigen jachten en plezierboten), vliegtuigen, enz.;
– de verkoop van onderdelen van auto’s, vaar- en vliegtuigen en de herstellingen daaraan indien de prijs incl. BTW meer bedraagt dan 125,00 euro;
– de verkoop op afbetaling;
– de verkoop van hoeveelheden die, mede gelet op de wijze waarop ze verkocht worden en de toegepaste prijzen, kennelijk niet bestemd zijn voor privégebruik;
– alle diensten van verhuizing of meubelbewaring;
– leveringen aan ambassades, diplomaten en internationale instellingen.
Verplichte vermeldingen
Algemeen:
- Datum uitreiking factuur
- Volgnummer factuur
- Naam, adres én Btw-nummer van uw eigen bedrijf
- Naam, adres én Btw-nummer van uw klant
- Hoeveelheid en aard van de geleverde goederen en/of diensten
- Maatstaf van heffing per btw-tarief, eenheidsprijs (en eventuele korting)
- Toepasselijke btw-tarief en het totale bedrag verschuldigd aan btw
- Bij vrijstelling van btw: verwijzing naar de toepasselijke wettelijke bepaling
Bij een creditnota:
“BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd
gebracht” (KB nr. 4, art. 4, § 1).
Bij een duplicaatfactuur:
“Dubbel uitgereikt op vraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of
vernietigde originele factuur”.
Bewaarverplichtingen?
- Volgens de wet dienen de dubbels van de uitgaande facturen 7 jaar bewaard te worden, en dit te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking.
– Idem voor elektronische facturen - Voor investeringsfacturen waarop de 15-jarige of 25-jarige herzieningstermijn van toepassing is, geldt er een bewaarplicht van 15 of 25 jaar.
- Facturen mogen zowel op papier als elektronisch bewaard worden – ongeacht het oorspronkelijke formaat.
– De authenticiteit en integriteit moet wel gewaarborgd worden